Marcus, Ihr KI-Rezeptionist.

Bucht, verschiebt und storniert Termine, während Ihr Team sich um das Tagesgeschäft kümmert.

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Marcus, KI-Rezeptionist, grinst mit verschränkten Armen, in dunkelblauem Blazer und Headset

Beispielgespräch

  1. Anrufer Hallo, ich muss meinen Termin am Freitag verschieben.
  2. Marcus Natürlich. Wie lauten Ihr Name und Ihr Geburtsdatum?
  3. Anrufer Anna Keller, 12. März 1988.
  4. Marcus Danke, Frau Keller. Dienstag um 9:30 Uhr oder Mittwoch um 14 Uhr?
Marcus Rezeptionist · 25 Sprachen

Was ein KI-Rezeptionist am Telefon übernimmt

Ein KI-Rezeptionist, auch KI-Empfangsdame oder digitaler Empfang genannt, übernimmt den Telefonteil Ihres Empfangs. Marcus nimmt Buchungsanrufe an, bucht, verschiebt und storniert Termine und nennt dem Anrufer, was er vorab wissen muss.

Ohne Marcus

  • Buchungsanrufe stauen sich zu Stoßzeiten
  • Mitarbeiter verlieren Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben am Empfang
  • Verschiebungen und Stornierungen sorgen für Reibungsverluste
  • Termindaten werden uneinheitlich erfasst

Mit Marcus

  • Der Buchungswunsch ist erfasst, bevor der Anrufer auflegt oder die Konkurrenz anruft
  • Buchungsgespräche bleiben strukturiert und höflich
  • Verschiebungen und Stornierungen werden schneller bearbeitet
  • Das Team erhält sauberere Termindaten

So läuft ein Gespräch mit Marcus.

Jedes Gespräch, das Marcus führt, hat ein Ziel: eine Buchung ohne Missverständnisse abschließen, ändern oder stornieren. Hier ein Beispiel.

  1. Begrüßung

    Anrufer Hallo, ich muss meinen Termin am Freitag verschieben.

    • Nimmt eingehende Buchungsanrufe an
    • Erkennt, ob gebucht, verschoben oder storniert werden soll

  2. Erfassen

    Marcus Natürlich. Wie lauten Ihr Name und Ihr Geburtsdatum?

    • Erfasst Kunden- und Termindaten

  3. Anrufer Anna Keller, 12. März 1988.

  4. Bestätigen

    Marcus Danke, Frau Keller. Dienstag um 9:30 Uhr oder Mittwoch um 14 Uhr?

    • Prüft Wunschdatum, Wunschzeit oder gewünschte Ressource

  5. Protokoll

    Das Gespräch endet. Marcus legt die Notizen ab.

Außerdem: Marcus Bestätigt die Buchung oder Änderung und Gibt praktische Hinweise zum weiteren Ablauf.

Wo Marcus arbeitet

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Was in Ihrer Hand bleibt.

Was Marcus tut, wenn ein Anruf einen Menschen braucht, was Sie danach prüfen können und was jeder Anrufer erfährt.

  • Ein Mensch übernimmt, wenn es darauf ankommt

    Wenn ein Anrufer nach einem Menschen fragt oder eine Ihrer Regeln es vorsieht, stellt Marcus den Anruf zu Ihrem Team durch.

  • Ihre Regeln, Ihre Worte

    Marcus antwortet aus der Wissensdatenbank und den Anweisungen, die Sie vorgeben. Sie entscheiden, was gesagt, angeboten und zugesagt werden darf.

  • Jeder Anruf dokumentiert

    Jeder Anruf wird mit Transkript in Ihrem Dashboard protokolliert. Die Aufzeichnung bleibt aus, bis Sie sie einschalten.

  • Anrufer wissen, dass es eine KI ist

    Jeder Anruf beginnt mit dem Hinweis, dass der Anrufer mit einer KI spricht, wie es Artikel 50 des EU AI Act verlangt.

  • Für DSGVO gebaut, in der EU gehostet

    Server in Deutschland und in EU-Regionen von Azure. Ihre Anrufe werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und jede Übermittlung in Länder außerhalb der EU ist dokumentiert.

  • Jederzeit löschen oder exportieren

    Löschen Sie einzelne Datensätze oder das ganze Konto, und exportieren Sie Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format.

Diese Rolle in der Praxis

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Marcus, Ihr KI-Rezeptionist: Fragen und Antworten

Was ist ein KI-Rezeptionist?

Ein KI-Rezeptionist ist eine KI, die den Telefonteil eines Empfangs übernimmt. KI-Empfangsdame, KI-Rezeption und digitaler Empfang meinen dasselbe. Marcus nimmt Anrufe an, erkennt, ob jemand buchen, verschieben oder absagen möchte, erfasst die Angaben, bestätigt den Termin und nennt, was der Anrufer vorab wissen muss. Besucher vor Ort empfängt er nicht: Er arbeitet am Telefon und stellt an Ihr Team durch, wenn ein Anliegen einen Menschen braucht.

Kann der KI-Rezeptionist Termine buchen, verschieben und stornieren?

Ja. Der KI-Rezeptionist ist für die Kernaufgaben am Empfang ausgelegt: neue Buchungen, Terminänderungen und Stornierungen. Das Gespräch bleibt dabei strukturiert und höflich.

Funktioniert das mit mehreren Spezialisten oder Standorten?

Ja. Die Rolle kann den Anrufer durch die Optionen für verschiedene Spezialisten, Standorte oder Ressourcen führen, sofern diese Auswahl in der eingerichteten Buchungslogik hinterlegt ist.

Was passiert, wenn kein Termin frei ist?

Die Rolle kann den nächsten freien Termin anbieten, einen Rückrufwunsch aufnehmen oder den Fall an Ihr Empfangsteam weiterleiten, wenn Ihr Ablauf eine manuelle Bearbeitung vorsieht.

Kann der KI-Rezeptionist an das Empfangsteam übergeben?

Ja. Komplexe Terminfragen, Sonderwünsche oder Grenzfälle können durchgestellt oder mit dem nötigen Kontext an Ihr Team übergeben werden.

Werden mehrere Sprachen unterstützt?

Ja. Der KI-Rezeptionist lässt sich für mehrsprachige Kommunikation am Empfang einrichten. Das ist besonders nützlich für Praxen und Kliniken, Hotellerie und Gastronomie sowie Dienstleister mit Anrufern in verschiedenen Sprachen.

Ist ein KI-Rezeptionist ein Chatbot für die Rezeption?

Nein. Ein Chatbot für die Rezeption beantwortet getippte Fragen auf einer Website. Ein KI-Rezeptionist spricht: Marcus nimmt die Anrufe an, die an Ihrem Empfang klingeln, und bucht, verschiebt oder storniert Termine im Gespräch. Über das Sprach-Widget von Hanc.AI kann derselbe KI-Mitarbeiter auch auf Ihrer Website mit Besuchern sprechen, als Stimme im Browser statt als Chatfenster.

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