Rufumleitung auf den KI-Telefonassistenten einrichten — Schritt für Schritt

Rufumleitung auf den KI-Telefonassistenten einrichten — Schritt für Schritt

Der Assistent ist eingerichtet, kennt Ihre Leistungen und Öffnungszeiten, und im Test klingt er gut. Bleibt die Frage, an der die meisten Einführungen tatsächlich hängen bleiben: Wie kommt ein Anruf, der auf Ihrer normalen Nummer eingeht, überhaupt beim Assistenten an?

Die Antwort ist eine Rufumleitung — dieselbe Funktion, die seit Jahrzehnten in jedem Telefonnetz steckt. Sie brauchen keine neue Rufnummer, keine Portierung und keine neue Hardware. Dieser Beitrag zeigt, welche Art von Umleitung zu welchem Betrieb passt, wie Sie sie im Mobilfunk, im Festnetz, an der Fritzbox und in einer Cloud-Telefonanlage einrichten, und wie Sie prüfen, dass sie wirklich greift.

Das Wichtigste in Kürze

• Ihre bestehende Rufnummer bleibt. Umgeleitet wird, nicht gewechselt.
• Es gibt vier Arten von Umleitung. Die interessanteste ist bei Nichtannahme — der Assistent springt erst ein, wenn niemand abnimmt.
• Im Mobilfunk funktionieren netzübergreifend die GSM-Standardcodes; Sie tippen sie wie eine Rufnummer.
• Im Festnetz und an der Fritzbox läuft es über Sternchen-Codes oder das Router-Menü.
• Nach dem Einrichten unbedingt selbst anrufen — von einem fremden Anschluss, nicht vom eigenen.

Wenn Sie noch am Anfang stehen und erst wissen wollen, was so ein Assistent überhaupt tut, lesen Sie den Pillar-Artikel Was ist ein KI-Telefonassistent?.

Die vier Arten von Rufumleitung — und welche Sie wollen

Bevor Sie irgendetwas eintippen, sollten Sie diese Entscheidung treffen. Sie ist wichtiger als jeder Code.

Art	Wann sie greift	Wofür sie taugt
Sofort (unconditional)	Immer. Ihr Telefon klingelt gar nicht	Wenn der Assistent alle Anrufe zuerst annehmen soll
Bei Nichtannahme (no reply)	Nach x Sekunden Klingeln	Der Normalfall: Mensch zuerst, KI als Auffangnetz
Bei besetzt (busy)	Wenn schon telefoniert wird	Ergänzung, damit Zweitanrufe nicht verloren gehen
Bei nicht erreichbar	Kein Netz, ausgeschaltet	Ergänzung, vor allem mobil

Für die meisten Betriebe ist die richtige Antwort eine Kombination: bei Nichtannahme nach etwa 15 bis 20 Sekunden, zusätzlich bei besetzt und bei nicht erreichbar. So bleibt Ihr Team die erste Linie, und kein Anruf fällt heraus, wenn gerade niemand kann.

Zwei Fälle sprechen für die sofortige Umleitung: Sie wollen ausdrücklich, dass zuerst der Assistent sortiert und nur bestimmte Anliegen durchstellt — oder Sie leiten nur außerhalb der Öffnungszeiten um und schalten die Umleitung abends ein und morgens wieder aus.

Zur Klingeldauer: Unter 10 Sekunden greift die Umleitung, bevor jemand realistisch abheben kann. Über 25 Sekunden legen viele Anrufer vorher auf. 15 bis 20 Sekunden entsprechen etwa vier bis fünf Klingelzeichen und sind ein guter Ausgangswert.

Mobilfunk: die Standardcodes

Im Mobilfunk gibt es dafür seit den Anfängen des GSM-Standards festgelegte Tastenfolgen. Sie funktionieren netzübergreifend — bei Telekom, Vodafone, O2/Telefónica und den Anbietern, die deren Netze nutzen. Sie tippen die Folge im Telefon-Wählfeld ein und drücken auf Anrufen; das Telefon meldet anschließend, ob es geklappt hat.

Ersetzen Sie ZIELNUMMER durch die Rufnummer Ihres Assistenten, im internationalen Format mit +49.

Bei Nichtannahme umleiten (der empfohlene Normalfall)

**61*ZIELNUMMER**20#

Die 20 am Ende ist die Klingeldauer in Sekunden. Zulässig sind üblicherweise Werte von 5 bis 30 in Fünferschritten.

Bei besetzt umleiten

**67*ZIELNUMMER#

Bei nicht erreichbar umleiten

**62*ZIELNUMMER#

Alle Anrufe sofort umleiten

**21*ZIELNUMMER#

Status abfragen

*#61#     *#67#     *#62#     *#21#

Ausschalten

##61#     ##67#     ##62#     ##21#

Wenn Sie alle bedingten Umleitungen auf einmal abschalten wollen: ##004#.

Praktischer Tipp: Richten Sie 61, 67 und 62 gemeinsam ein. Nur eine davon zu setzen ist der häufigste Fehler — dann greift der Assistent zwar bei Nichtannahme, aber der Anrufer, der ins Besetztzeichen läuft, ist trotzdem weg.

Festnetz: Sternchen-Codes

Im deutschen Festnetz laufen die gängigen Umleitungen über Codes mit einem Sternchen, die Sie am angeschlossenen Telefon eingeben. Die Systematik ist netzweit weitgehend einheitlich:

• Sofort umleiten: *21*ZIELNUMMER# — abschalten mit #21#
• Bei Nichtannahme: *61*ZIELNUMMER# — abschalten mit #61#
• Bei besetzt: *67*ZIELNUMMER# — abschalten mit #67#

Nach der Eingabe hören Sie in der Regel einen Bestätigungston oder eine Ansage. Bei manchen Anschlüssen muss zusätzlich die Anruftaste gedrückt werden, bei anderen genügt die Eingabe.

Ob Ihr Anschluss die verzögerte Umleitung unterstützt und wie die Klingeldauer eingestellt wird, hängt vom Anbieter ab. Das ist der Punkt, an dem Sie in die Hilfeseite Ihres Anbieters schauen oder kurz beim Support anrufen sollten — es ist eine Frage, die dort in zwei Minuten beantwortet wird.

Fritzbox und andere Router mit Telefonanlage

Wenn Ihre Telefonie über eine Fritzbox oder einen vergleichbaren Router läuft, richten Sie die Umleitung nicht am Telefon ein, sondern in der Oberfläche des Geräts. Das ist die komfortablere Variante, weil Sie dort mehrere Regeln nebeneinander pflegen können.

Der Weg führt in aktuellen Versionen über den Bereich Telefonie und dort zur Rufbehandlung beziehungsweise zu den Rufumleitungen. Angelegt wird eine Regel mit drei Angaben: für welche eingehende Rufnummer sie gilt, unter welcher Bedingung sie greift (sofort, bei besetzt, nach Zeit) und wohin umgeleitet wird — hier die Nummer Ihres Assistenten.

Der große Vorteil dieser Variante: Sie können mehrere Regeln kombinieren und einzelne Rufnummern unterschiedlich behandeln. Wenn Sie zwei Nummern haben, kann die eine direkt zum Assistenten gehen und die andere weiterhin intern klingeln.

Da sich Menüpunkte zwischen Firmware-Versionen verschieben, gilt hier dasselbe wie oben: Wenn die Bezeichnungen bei Ihnen abweichen, hilft die Suche in der Hilfe Ihres Geräteherstellers nach „Rufumleitung” schneller als jede Anleitung von außen.

Cloud-Telefonanlage

Betreiben Sie eine Cloud-Telefonanlage, ist die Umleitung ein Eintrag im Verwaltungsportal — meist unter Anrufsteuerung, Rufregeln oder ähnlich benannt. Hier haben Sie die meisten Möglichkeiten: Umleitungen nach Uhrzeit, nach Wochentag, nach Warteschlangenlänge, oder als letzte Stufe einer Rufkette, nachdem mehrere Nebenstellen erfolglos geklingelt haben.

Genau diese letzte Variante ist für viele Betriebe die eleganteste: Das Team klingelt zuerst, und der Assistent hängt als letztes Glied der Kette darunter. Mehr zum Zusammenspiel mit klassischer Telefonie steht in KI-Telefonanlage.

Nach dem Einrichten: der Test, den fast alle auslassen

Eine Umleitung, die man nicht getestet hat, ist eine Vermutung. Prüfen Sie diese fünf Punkte, und zwar von einem fremden Anschluss aus — der Anruf vom eigenen Zweitgerät verhält sich manchmal anders.

1. Nichtannahme. Anrufen und klingeln lassen, ohne abzunehmen. Kommt der Assistent, und nach wie vielen Sekunden?
2. Besetzt. Ein Gespräch führen und parallel anrufen lassen. Landet der zweite Anrufer beim Assistenten?
3. Die Ansage. Sagt der Assistent im ersten Satz, dass er ein KI-System ist? Das ist keine Stilfrage, sondern seit dem 2. August 2026 eine Pflicht aus Artikel 50 des EU AI Act — Einzelheiten in KI-Kennzeichnungspflicht.
4. Rückweg zum Menschen. Sagen Sie im Testgespräch, dass Sie einen Mitarbeiter sprechen möchten. Wird sauber weitergeleitet, und bei wem klingelt es?
5. Anzeige beim Rückruf. Rufen Sie aus dem System zurück — erscheint Ihre Geschäftsnummer oder eine fremde? Das entscheidet darüber, ob Kunden den Rückruf annehmen.

Wenn es nicht funktioniert

Die Umleitung wird nicht angenommen. Meist ist die Zielnummer im falschen Format eingegeben. Nutzen Sie durchgehend das internationale Format mit +49 und ohne Leerzeichen.

Es klingelt weiter, ohne umzuleiten. Prüfen Sie mit *#61#, ob die Regel überhaupt gesetzt ist. Bei manchen Verträgen sind bedingte Umleitungen ab Werk gesperrt und müssen vom Anbieter freigeschaltet werden.

Anrufer landen in der Mailbox statt beim Assistenten. Die Mailbox ist selbst eine Rufumleitung und belegt dieselbe Bedingung. Schalten Sie die Mailbox für die betreffende Bedingung ab, sonst gewinnt sie.

Die Umleitung greift zu früh. Klingeldauer erhöhen — bei 61 über den Wert am Ende des Codes.

Im Ausland verhält es sich anders. Umleitungen bei „nicht erreichbar” reagieren im Roaming abweichend. Wenn Ihr Betrieb darauf angewiesen ist, testen Sie diesen Fall gesondert.

Was der Anrufer merkt

Wenig, wenn es richtig eingerichtet ist. Er wählt Ihre bekannte Nummer, es klingelt ein paar Mal, und dann meldet sich der Assistent mit Ihrem Firmennamen. Für den Anrufer sieht das aus wie „jemand ist rangegangen” — und genau das ist der Punkt, denn die Alternative war bisher, dass niemand rangeht.

Zwei Dinge sollten Sie trotzdem bewusst entscheiden. Erstens die Begrüßung: Sie sollte Ihren Firmennamen enthalten, damit klar ist, dass der Anruf angekommen ist. Zweitens die Weiterleitungsregel: Wann übergibt der Assistent an einen Menschen, und an wen? Ein Assistent ohne definierte Grenze ist die häufigste Ursache für schlechte Erfahrungen — Details dazu in Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für kleine Unternehmen?.

Stand der beschriebenen Codes und Menüwege: September 2026. Die GSM-Codes sind standardisiert und stabil; Menüpfade in Router- und Anbieterportalen ändern sich mit neuen Versionen. Prüfen Sie im Zweifel die Hilfeseite Ihres Anbieters.

Häufige Fragen

Wie aktiviere ich die Rufumleitung? Im Mobilfunk über die GSM-Standardcodes: **61*ZIELNUMMER**20# leitet nach 20 Sekunden Klingeln um, **67*ZIELNUMMER# bei besetzt, **21*ZIELNUMMER# sofort. Im Festnetz laufen dieselben Fälle über *61*, *67* und *21*. Bei einer Fritzbox oder Cloud-Telefonanlage richten Sie die Regel stattdessen in der Oberfläche unter Telefonie beziehungsweise Rufbehandlung ein.

Wie richte ich einen KI-Telefonassistenten ein? In zwei Schritten: Zuerst den Assistenten selbst konfigurieren — Leistungen, Öffnungszeiten, Begrüßung, Weiterleitungsregeln, Kalender-Anbindung. Danach die Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer auf die Nummer des Assistenten. Der zweite Schritt dauert wenige Minuten; der erste entscheidet über die Qualität.

Kann ich meine bestehende Rufnummer behalten? Ja, und das ist der übliche Weg. Die Nummer bleibt bei Ihrem Anbieter, es wird lediglich umgeleitet. Eine Portierung ist nicht nötig und meistens auch nicht sinnvoll.

Kann man bei Rufumleitung sehen, wer angerufen hat? Ja. Die Rufnummer des ursprünglichen Anrufers wird in aller Regel mit übertragen, sodass Sie im Gesprächsprotokoll sehen, wer angerufen hat — auch wenn der Anruf über die Umleitung kam. Unterdrückt der Anrufer seine Nummer, gilt das wie bei jedem anderen Anruf auch.

Was passiert mit der Mailbox? Die Mailbox ist selbst eine Umleitung und konkurriert mit Ihrer neuen Regel um dieselbe Bedingung. Wenn Anrufer trotz Einrichtung in der Mailbox landen, schalten Sie diese für den betreffenden Fall ab.

Nach wie vielen Sekunden sollte umgeleitet werden? 15 bis 20 Sekunden, das sind etwa vier bis fünf Klingelzeichen. Kürzer nimmt Ihrem Team die Chance abzuheben, länger verliert Anrufer.

Kostet die Rufumleitung etwas? Das hängt von Ihrem Vertrag ab. Bei manchen Tarifen ist die Weiterleitung im Inland enthalten, bei anderen wird die weitergeleitete Verbindung wie ein abgehendes Gespräch berechnet. Fragen Sie das vor der Einrichtung bei Ihrem Anbieter ab — es ist der einzige Posten in diesem Vorgang, der überraschen kann.

Kann ich nur außerhalb der Öffnungszeiten umleiten? Ja. An einer Cloud-Telefonanlage oder einem Router mit Telefonanlage lässt sich das zeitgesteuert hinterlegen. Im reinen Mobilfunk ohne solche Anlage müssten Sie die Umleitung manuell ein- und ausschalten — in dem Fall ist die Kombination aus Nichtannahme und Besetzt meist die praktischere Lösung.

Assistent einrichten und Nummer verbinden

Wenn Sie den ersten Schritt noch vor sich haben: Sie können kostenlos einen Agenten erstellen, ohne Kreditkarte, ihn mit Ihren Leistungen und Öffnungszeiten füttern und ihn anrufen, bevor Sie irgendeine Umleitung schalten. Welche Kalender und Systeme sich anbinden lassen, steht unter Integrationen.

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