KI-Kennzeichnungspflicht: was Unternehmen tun müssen

KI-Kennzeichnungspflicht: Was Unternehmen seit August 2026 wirklich tun müssen

Sie setzen einen KI-Telefonassistenten ein, und irgendwo zwischen Einrichtung und erstem Anruf kommt die Frage auf: Muss ich den Anrufer eigentlich darüber informieren? Und wenn ja — reicht ein Satz, oder brauche ich eine förmliche Belehrung, eine Einwilligung, einen Vermerk in der Datenschutzerklärung?

Die kurze Antwort: Ja, Sie müssen informieren, und in den allermeisten Fällen genügt dafür ein Satz zu Gesprächsbeginn. Die längere Antwort ist trotzdem lesenswert, weil im Netz zwei Dinge durcheinandergehen — die Kennzeichnung von KI-Systemen, die mit Menschen sprechen, und die Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten wie Bildern und Texten. Das sind unterschiedliche Regeln mit unterschiedlichen Adressaten. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich den ersten Fall: Sie betreiben ein System, das mit Ihren Kunden spricht.

Das Wichtigste in Kürze

Die Transparenzpflicht aus Artikel 50 des EU AI Act gilt seit dem 2. August 2026. Sie ist in Kraft, nicht angekündigt.
Der Anrufer muss erkennen können, dass er mit einem KI-System spricht. Ein klarer Satz zu Gesprächsbeginn erfüllt das.
Die Pflicht aus Artikel 50 Absatz 1 richtet sich zunächst an den Anbieter des Systems — Ihre Aufgabe als Betreiber ist, sie im Betrieb nicht auszuhebeln.
Ein gewöhnlicher Telefonassistent für Empfang und Terminbuchung ist in der Regel kein Hochrisiko-System.
Eine ausdrückliche Einwilligung brauchen Sie nicht für die Kennzeichnung, sondern erst für die dauerhafte Aufzeichnung oder Transkription.
Unabhängig davon gelten die Informationspflichten der DSGVO aus Art. 13 und 14.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine fundierte rechtliche Orientierung, ersetzt aber keine Rechtsberatung im Einzelfall. Im Zweifel ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Fachanwalt hinzu.

Wer zuerst die Datenschutzseite des Themas braucht, findet sie ausführlich in KI-Telefonassistent und DSGVO. Die Grundlagen zur Technik stehen im Pillar-Artikel Was ist ein KI-Telefonassistent?.

Zwei Pflichten, die ständig verwechselt werden

Wenn Sie “KI-Kennzeichnungspflicht” suchen, bekommen Sie überwiegend Treffer zu Instagram, Bildern und Texten. Das ist ein anderes Thema.

Interaktion mit Menschen (Artikel 50 Absatz 1). Ein System, das direkt mit natürlichen Personen interagiert, muss so gestaltet sein, dass die Person erkennt, dass sie es mit einem KI-System zu tun hat. Das ist Ihr Fall, wenn ein Assistent bei Ihnen ans Telefon geht.

Synthetische Inhalte und Deepfakes (Artikel 50 Absätze 2 und 4). Erzeugte Bilder, Videos, Audio und Texte müssen als künstlich erzeugt erkennbar sein. Das betrifft Agenturen, Redaktionen und Kreative — nicht Ihre Terminvergabe.

Die Verwechslung ist nicht harmlos: Wer die Regeln für Bildkennzeichnung auf sein Telefon anwendet, baut Formalitäten auf, die niemand verlangt. Und wer umgekehrt denkt, ein Telefonassistent sei “nur Software” und deshalb frei, übersieht eine Pflicht, die tatsächlich besteht.

Was Artikel 50 konkret verlangt

Der Kern ist schlicht: Die betroffene Person soll nicht im Unklaren bleiben, dass am anderen Ende kein Mensch sitzt. Der Hinweis muss klar und unterscheidbar erfolgen, und zwar spätestens bei der ersten Interaktion. Am Telefon heißt das: in der Begrüßung, nicht am Gesprächsende und nicht im Kleingedruckten Ihrer Website.

Drei Punkte, die dabei oft untergehen:

Die Pflicht adressiert primär den Anbieter. Artikel 50 Absatz 1 verpflichtet denjenigen, der das System entwickelt und in Verkehr bringt, es so zu gestalten, dass die Information erfolgt. Für Sie als Betreiber bedeutet das praktisch: Wählen Sie einen Anbieter, der die Ansage sauber vorsieht — und schalten Sie sie nicht ab. Wer die Kennzeichnung nachträglich herausnimmt, weil sie “die Konversion stört”, handelt gegen den Zweck der Regelung und trägt das Risiko selbst.

Es gibt eine Offensichtlichkeits-Ausnahme — verlassen Sie sich nicht darauf. Die Information ist entbehrlich, wenn es aus Sicht einer verständigen Person ohnehin offensichtlich ist. Am Telefon ist das heute praktisch nie der Fall: Moderne Sprach-KI klingt für viele Anrufer nicht mehr eindeutig maschinell. Ein Satz kostet nichts und beendet die Diskussion.

Kennzeichnung ist nicht Einwilligung. Sie holen keine Zustimmung ein, Sie informieren. Der Anrufer muss nicht bestätigen, dass er mit einer KI sprechen möchte. Eine echte Einwilligung wird erst dann zum Thema, wenn Sie das Gespräch dauerhaft aufzeichnen oder transkribieren.

Entwarnung: kein Hochrisiko-System, keine Konformitätsbewertung

Ein Teil der Beratungsangebote im Markt arbeitet mit dem Schreckbild des Hochrisiko-Systems — Konformitätsbewertung, technische Dokumentation, Registrierung. Für einen gewöhnlichen Telefonassistenten, der Anrufe annimmt, Anliegen aufnimmt und Termine bucht, greift dieses Regime in aller Regel nicht. Es gilt die Transparenzpflicht, und die ist mit einem Satz erfüllt.

Anders sieht es aus, wenn ein System Emotionen erkennen oder Personen biometrisch kategorisieren soll, oder wenn es in einem der ausdrücklich benannten sensiblen Bereiche eingesetzt wird. Wer so etwas plant, ist bei diesem Beitrag ohnehin falsch und braucht rechtliche Begleitung.

Kopierbare Ansagen für den Gesprächsbeginn

Diese Bausteine erfüllen die Transparenzpflicht und lassen sich an Ihren Betrieb anpassen. Wichtig ist nur, dass die KI-Eigenschaft im ersten Satz vorkommt und nicht erst nach einer Minute Höflichkeit.

Kurz und neutral

“Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Praxis Dr. Berger. Wie kann ich Ihnen helfen?”

Mit Hinweis auf die Weiterleitung

“Guten Tag, hier ist der digitale Telefonassistent von Elektro Sauer. Ich nehme Ihr Anliegen auf und verbinde Sie bei Bedarf mit einem Kollegen. Worum geht es?”

Wenn aufgezeichnet oder transkribiert wird

“Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von Hotel Seeblick. Zur Bearbeitung Ihres Anliegens wird das Gespräch aufgezeichnet. Sind Sie damit einverstanden?”

Außerhalb der Öffnungszeiten

“Guten Abend, unser Büro ist derzeit geschlossen. Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten. Ich kann Ihr Anliegen aufnehmen und einen Termin vereinbaren.”

Zwei Formulierungshinweise. Erstens: “digitaler Assistent” oder “KI-Assistent” sind beide tragfähig, “automatischer Ansagedienst” ist es nicht — das beschreibt etwas anderes. Zweitens: Wenn Ihr Assistent mehrsprachig antwortet, muss der Hinweis in jeder Sprache verständlich sein, in der gesprochen wird. Details dazu im Beitrag mehrsprachiger KI-Telefonassistent.

Aufzeichnung und Transkription: hier wird es ernster

Die Kennzeichnung ist der einfache Teil. Die eigentliche Schwelle liegt bei der Frage, was mit dem Gespräch geschieht.

Das reine Verstehen des Anliegens im laufenden Gespräch ist etwas anderes als eine dauerhafte Aufzeichnung oder ein gespeichertes Transkript. Sobald Sie speichern, brauchen Sie eine tragfähige Rechtsgrundlage — bei Gesprächsaufzeichnungen in der Praxis meist eine Einwilligung —, eine Information darüber vor der Aufnahme, eine Löschfrist und die Möglichkeit, die Aufzeichnung abzulehnen, ohne dass das Anliegen unbearbeitet bleibt.

Praktisch heißt das: Wenn Sie nicht aufzeichnen müssen, zeichnen Sie nicht auf. Für Terminbuchung und Anliegenerfassung genügt in aller Regel eine strukturierte Notiz — Name, Anliegen, Rückrufnummer, Termin. Das ist datensparsam und erspart Ihnen die gesamte Einwilligungsmechanik.

Was Sie darüber hinaus schulden: DSGVO-Informationspflichten

Die KI-Kennzeichnung beantwortet nur die Frage “Mensch oder Maschine”. Unabhängig davon gelten die Informationspflichten aus Art. 13 und 14 DSGVO: Wer verarbeitet, zu welchem Zweck, auf welcher Grundlage, wie lange, und welche Rechte hat der Betroffene.

Am Telefon lösen Sie das nicht durch Vorlesen. Üblich und tragfähig ist eine Kurzansage mit Verweis auf die Datenschutzerklärung Ihrer Website — und eine Datenschutzerklärung, in der der Telefonassistent tatsächlich vorkommt. Genau daran scheitern viele Umsetzungen: Der Assistent läuft, die Datenschutzerklärung kennt ihn nicht.

Dazu kommen die Punkte, die zum Anbieter gehören und die Sie prüfen sollten: ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, ein benannter Verarbeitungsstandort und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Bei Hanc.AI etwa ist der Betreiber die Good Point GmbH, FN 618845t, Wien — prüfbar auf firmenbuch.at —, verarbeitet wird auf Microsoft Azure in der EU (West Europe), ohne Datenübertragung aus der EU. In dieser Form sollten Sie die Antwort von jedem Anbieter verlangen; der Anbietervergleich enthält dafür einen Prüfbogen.

Ein Sonderfall: ausgehende Anrufe

Wenn Ihr Assistent nicht nur annimmt, sondern selbst anruft, kommt eine zweite Ebene dazu. Die Kennzeichnung gilt dort genauso — zusätzlich aber die Regeln zur Telefonwerbung: Werbeanrufe bei Verbrauchern ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung sind nach § 7 UWG unzulässig, unabhängig davon, ob ein Mensch oder eine KI anruft. Erinnerungen, Rückrufe und Nachfassanrufe im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung sind etwas anderes als Kaltakquise. Ausführlich steht das in Outbound-Anrufe mit KI.

Umsetzung in sechs Schritten

Ansage prüfen. Rufen Sie Ihren eigenen Assistenten an und hören Sie, ob die KI-Eigenschaft im ersten Satz vorkommt.
Alle Sprachen prüfen. Wenn mehrsprachig geantwortet wird, in jeder Sprache anrufen.
Aufzeichnung klären. Entscheiden Sie bewusst, ob Sie aufzeichnen. Wenn nein, schalten Sie es ab.
Datenschutzerklärung ergänzen. Der Telefonassistent gehört als Verarbeitung hinein.
AVV und Verarbeitungsstandort ablegen. Schriftlich, auffindbar, mit Unterauftragsverarbeitern.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen. Ein Eintrag, nicht mehr — aber er fehlt fast immer.

Rechtsstand dieses Beitrags: September 2026. Der EU AI Act wird schrittweise anwendbar; prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf einzelne Aussagen stützen.

Häufige Fragen

Muss KI gekennzeichnet werden? Ja, wenn sie direkt mit Menschen interagiert. Artikel 50 des EU AI Act verlangt, dass die betroffene Person erkennen kann, mit einem KI-System zu sprechen — spätestens bei der ersten Interaktion, klar und unterscheidbar. Am Telefon erfüllt ein Satz in der Begrüßung diese Pflicht.

Seit wann gilt die Kennzeichnungspflicht? Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 gelten seit dem 2. August 2026. Sie sind damit in Kraft und nicht mehr in der Vorbereitung.

Sind KI-Anrufe überhaupt erlaubt? Eingehende Anrufe von einem KI-Assistenten annehmen zu lassen, ist zulässig, solange gekennzeichnet wird, eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht und ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Bei ausgehenden Werbeanrufen gilt zusätzlich § 7 UWG — dort ist ohne vorherige Einwilligung nichts erlaubt, ob mit KI oder ohne.

Wie muss die Kennzeichnung formuliert sein? Es gibt keinen vorgeschriebenen Wortlaut. Verlangt ist Klarheit und Unterscheidbarkeit. “Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten von …” genügt; eine förmliche Belehrung ist nicht nötig. Wichtig ist der Zeitpunkt: zu Gesprächsbeginn, nicht später.

Brauche ich eine Einwilligung des Anrufers? Für die Kennzeichnung nicht — das ist eine Information, keine Zustimmung. Eine Einwilligung wird erst relevant, wenn Sie das Gespräch dauerhaft aufzeichnen oder transkribieren.

Gilt die Pflicht für mich als Nutzer oder für den Anbieter? Artikel 50 Absatz 1 richtet sich zunächst an den Anbieter, der das System entsprechend gestalten muss. Sie als Betreiber setzen es ein und dürfen die Kennzeichnung nicht deaktivieren; unabhängig davon treffen Sie die Informationspflichten der DSGVO gegenüber Ihren Anrufern.

Ist mein Telefonassistent ein Hochrisiko-System? In der Regel nein. Ein Assistent für Empfang, Anliegenaufnahme und Terminbuchung fällt üblicherweise nicht unter das Hochrisiko-Regime. Es gilt die Transparenzpflicht, nicht die Konformitätsbewertung. Anders kann es liegen, wenn Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung im Spiel ist.

Was passiert bei einem Verstoß? Der EU AI Act sieht Bußgelder vor, und parallel greifen bei Datenschutzverstößen die Sanktionen der DSGVO. Praktisch relevanter als die Höchstbeträge ist in den meisten Fällen die wettbewerbs- und reputationsseitige Angreifbarkeit — eine fehlende Kennzeichnung ist leicht feststellbar und leicht zu beanstanden.

Muss der Hinweis auch in anderen Sprachen erfolgen? Ja. Die Pflicht bezieht sich auf die Interaktion mit der betroffenen Person, nicht auf eine bestimmte Sprache. Antwortet Ihr Assistent auf Englisch oder Türkisch, muss der Hinweis dort ebenso verständlich sein.

Sauber umgesetzt statt kompliziert gemacht

Die Kennzeichnungspflicht ist keine Hürde, sondern ein Vertrauensvorteil: Anrufer reagieren erfahrungsgemäß gelassen, wenn zu Beginn klar gesagt wird, womit sie sprechen — und deutlich ungehaltener, wenn sie es später selbst merken. Wenn Sie sehen möchten, wie eine saubere Ansage klingt, können Sie kostenlos einen Agenten erstellen, ohne Kreditkarte, und ihn anrufen. Wie die Verarbeitung technisch abgesichert ist, steht unter Sicherheit.